Optimaal gebruik maken van spreekruimtes

Met de open kantoor cultuur is de behoefte aan tijdelijk privé- en spreekruimtes extra toegenomen. Vaak zijn kantoren prima gefaciliteerd met dat soort ruimtes. Deze zijn vaak ook nog wel te reserveren via outlook. Maar toch.. veel ruimtes staan toch leeg terwijl de behoefte aan ruimtes er wel degelijk is. De match is nog niet optimaal.

  • Even snel een ruimte boeken om rustig te kunnen werken of een belletje te kunnen plegen. 
  • Een ruimte voor een last-minute overleg met een bezoeker of collega.
  • Direct kunnen zien of een van de grote vergaderruimtes vandaag nog beschikbaar is.
  • Welke afspraken zijn er voor een ruimte waar ik voor sta gepland.
  • Ik zie een lege ruimte, kan ik die nog boeken voor vandaag?

Dat zijn veel gehoorde wensen van de gebruikers, waar we een eenvoudige en praktische oplossing voor hebben. Het combineert de kracht van outlook en het gebruikersgemak van fysieke panelen.
 

Roombooking app


Wat heeft de oplossing te bieden

Overzicht van de hele verdieping en afdeling

Het blijkt toch erg prettig te werken dat men in een oogopslag kan zien of er op de verdieping waar men rondloopt kan zien welke ruimtes beschikbaar zijn. Een dergelijk overzicht kan prima getoond worden op een centraal scherm op de verdieping / afdeling, maar kan ook op je mobiel op je desktop opgevraagd worden.
 

Last minute boekingen

Roombooking app

Elke ruimte is voorzien van een eigen bedieningspaneel. In een oogopslag is te zien wanneer de ruimte beschikbaar is en kan via touch direct een boeking worden ingeschoten. Alle ruimte zijn geboekt, maar toch zie je dat er een leeg is. Tsja dat gebeurt overal. Maar kan ik die ruimte nou wel of niet gebruiken. Via het paneel is direct te zien wie de ruimte op dat moment geboekt heeft. Je kunt even contact opnemen met die collega, of als je ziet dat hij/zij er eigenlijk al een half uur had moeten zitten en er nog een uur geboekt is. Dan is de kans groot dat de meeting niet is doorgegaan of al is afgelopen, de ruimte kan dus prima gebruikt worden. Procedureel zijn hier wellicht andere afspraken over gemaakt, maar in de praktijk blijkt dat een van de meest merkbare voordelen is.

Microsoft Power Platform

Zoals veel van onze oplossingen, is het fundament van deze app gebaseerd op het Microsoft Power Platform en Office365. Als uw organisatie de eerste stappen al heeft gezet met Office365 of wellicht zelfs al met het PowerPlatform aan de gaan is, dan staat ons niets in de weg om snel aan de slag te gaan.

Roombooking app

Grote kans dat er geen extra licenties nodig zijn. Nog niet aan de slag met Office 365, ook geen probleem, we kunnen de instapkosten nog steeds laag houden. De zichtbare onderdelen zijn uiteraard eenvoudig aan te passen naar uw eigen huisstijl. Maar wellicht nog wel belangrijker is dat alle onderdelen, zonder te programmeren, passend gemaakt kunnen worden voor uw organisatie. Wellicht is het voor uw organisatie ook interessant om via het paneel storingen in de ruimte te melden of koffie te bestellen. Er zijn vele laagdrempelige mogelijkheden met het PowerPlatform.


Wat hebben we u te bieden 

Uiteraard kunnen we een demo voor u verzorgen, op locatie of op afstand. Vervolgens bespreken we in een vrijblijvende mini-intake hoe de oplossing binnen u organisatie het beste kan passen. Wij geven een advies en u bepaalt of de roombooking oplossing uw organisatie inderdaad verder helpt. Als dat zo is, plannen en verzorgen we samen de implementatie van de app. Starten met een pilot is in veel gevallen ook geen probleem.


In de praktijk 

Hieronder een van Unica kantoren die is voorzien van de Roombooking oplossing. Bezetting van de ruimte is hierdoor vele malen efficiënter geworden. Zie de video voor de werking van de oplossing.
 


Iets voor u?

Laat dan hieronder uw gegevens achter en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.