Blog door Maurice Bosman, adviseur
IT governance is een besturingsmodel rondom ICT. IT governance brengt in kaart welke rollen er nodig zijn, wie met wie praat, welke verantwoordelijkheden waar belegd zijn en maakt inzichtelijk wat er ontbreekt om te komen tot een meer gestroomlijnde samenwerking. Maar hoe richt je zoiets effectief in?
ICT is al lang geen aangelegenheid meer van de ICT-afdeling alleen. Als ik praat met een organisatie over hun ICT-beleid en ICT-kansen, merk ik dat het aantal gesprekspartners de afgelopen jaren sterk is toegenomen. Vanuit mijn rol als adviseur vind ik het erg leuk en zinvol om al deze mensen te spreken: hoe meer indrukken ik opdoe, des te beter ik de verwachtingen kan managen en advies kan geven. Maar hierdoor ontstaat er wel een andere uitdaging: hoe zorg je ervoor dat in de praktijk de samenwerking met alle betrokkenen gestroomlijnd wordt?
Stel een ICT-kernteam samen
Het inrichten van IT governance is een goede start om de gewenste samenwerking goed af te stemmen en vast te leggen. Start met het samenstellen van een ICT-kernteam, dit kan samen met het IT-management en de directie van de klantorganisatie en vanuit de ICT-partner kan de accountmanager, adviseur en service delivery manager daaraan deelnemen. In het ICT-kernteam zit bij voorkeur ook afvaardiging vanuit de directie en het middenkader die vanuit hun rol een goede inschatting kunnen maken van de impact van de ICT-veranderingen. Bespreek met het kernteam of er verschillen in cultuur en IT-volwassenheid aanwezig zijn die aandacht behoeven, dat geeft vaak verrassende extra inzichten waarmee de aanpak van een ICT-project effectiever wordt. Het ICT-kernteam is blijvend verantwoordelijk voor de inrichting van IT governance en het zoeken van aansluiting bij de business om de bedrijfsprocessen optimaal te ondersteunen en te verbeteren.
Bepaal de rollen
Stel vervolgens vast welke rollen er nodig zijn om de samenwerking succesvol te maken. Bepaal per rol wat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Wijs de rollen toe aan daarvoor gekwalificeerde personen, dit kunnen ook derde partijen zijn. Het komt in de praktijk nog wel eens voor dat er rollen worden toegewezen aan personen die daarvoor niet gekwalificeerd zijn, wat een mogelijk risico is voor een goede samenwerking en een succesvol ICT-project. Bespreek met het ICT-kernteam welke oplossingen mogelijk zijn om deze risico’s te beperken. Stem als laatste af hoe de overlegstructuur vormgegeven wordt en bepaal wie met wie communiceert alsmede wie bijvoorbeeld alle medewerkers informeert over de ICT-veranderingen.
Minder afstemmingsissues, kortere doorlooptijd
Als inzichtelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe de interne communicatie verloopt en welke hiaten er eventueel nog aanwezig zijn die de samenwerking negatief kunnen beïnvloeden, is het in de praktijk als snel merkbaar dat er veel minder afstemmingsproblemen zijn. Alle betrokkenen weten wat er van ze verwacht wordt om de samenwerking succesvol te maken en medewerkers worden op het juiste moment en door de juiste kennishouders geïnformeerd. Het is immers helder wie welke rol vervuld en waar de verantwoordelijkheden belegd zijn. Als de IT governance goed is ingericht, dan is er vastgesteld hoe er omgegaan wordt met nieuwe ICT-initiatieven en veranderingen. Dit zorgt ervoor dat de afhandeling van nieuwe initiatieven, incidenten en gebruikersinitiatieven efficiënter wordt en de doorlooptijden korter worden.
Over Maurice
Als Business Consultant brengt Maurice organisaties en IT al jarenlang vanuit zijn brede expertise dichter bij elkaar vanuit het motto ‘Technologie verrijkt!’. Meer dan ooit wordt er gesproken over de digitale revolutie en digitale transformatie. En dat is niet gek. Technologie verrijkt en verandert meer dan ooit de samenleving, organisaties en personen. De in hoog tempo opvolgende nieuwe mogelijkheden brengen ook mooie en nieuwe uitdagingen met zich mee. Individueel wordt nieuwe technologie snel geconsumeerd en toegepast, maar hoe zit dat vanuit het oogpunt van organisaties? Om deze te verrijken met nieuwe technologie (en daarmee de bedrijfsvoering uit te breiden, te verbeteren of wendbaarder te maken), is een solide regieorgaan dat focus op ICT-innovatie aanbrengt onmisbaar. Maurice adviseert daarin samen met zijn collegaspecialisten dagelijks talloze organisaties.