Zomer mini: Prioriteitsberichten in Teams

Er is altijd wel een moment dat een bepaald bericht zo belangrijk is dat een specifiek persoon of een groep het zo snel mogelijk moet bekijken. In plaats van iedereen te bellen (iets wat veel tijd kost) of het rondsturen van een e-mail met hoge prioriteit (waar mensen stiekem niet meer van opkijken), is er nu ook een andere optie die meer opvalt. Onze O365 Consultant Jorik Polhuis legt het je hieronder uit. 

De optie bevindt zich in Microsoft Teams. Als je er niet naar op zoek bent zie je de functionaliteit gemakkelijk over het hoofd, omdat deze ‘verstopt’ zit onder het uitroepteken in de schrijfbalk. 

priotiteitberichten-teams

De status waar een bericht initieel op staat is ‘Standaard’. Deze status bezorgt het bericht als een normaal bericht, zoals we gewend zijn. 
De status ‘Belangrijk’ geeft al meer informatie over het bericht aan degene aan wie het verstuurd wordt. De gebruiker ziet een rood uitroepteken bij het kanaal of chat staan waar het bericht is geplaatst om te attenderen dat er iets belangrijks is geplaatst. Ook onder de activiteitenknop (activiteiten-feed) wordt dit aangegeven met hetzelfde rode uitroepteken. 

priotiteitberichten-teams-2

Een hogere prioriteit kun je meegegeven met het label ‘Urgent’. Met deze status krijgt de ontvanger elke twee minuten een melding van Teams totdat het bericht bekeken wordt door de gebruiker (maximaal 20 minuten). 

priotiteitberichten-teams-3

Wees je wel bewust van het wel of niet toepassen ervan, het is een indringende wijze van communiceren die je gepast moet gebruiken. Ongewenst of onjuist gebruik kan tot frustratie leiden bij ontvangers. Het versturen van berichten met verschillende urgentieniveaus kan het voor gebruikers duidelijker maken hoe snel het bericht bekeken moet worden of hoe snel erop gereageerd dient te worden. Maar de sleutel is om wel het juiste urgentieniveau te gebruiken. Dit om ergernis van ontvangers te voorkomen wanneer zij het urgentieniveau niet meer in kunnen schatten. 

De functionaliteit 'prioriteitsbericht' kan op omgevingsniveau in- of uitgeschakeld zijn. Als deze functionaliteit niet beschikbaar is dien je contact op te nemen met de beheerder.

Geïnteresseerd in training en adoptie?

Neem contact op met onze adoptieconsultants