Bellen met Microsoft Teams: 6 aandachtspunten voor de overstap

De overstap naar Bellen met Teams gaat niet zonder slag of stoot. Het gaat om anders kijken naar oude werkwijzen, hoe word er gecommuniceerd en samengewerkt, etc? Oud versus nieuw, generatie X versus generatie Y. Het biedt mooie kansen, als de organisatie het op de juiste manier aanpakt, zeker in tijden en omstandigheden van Covid19. Maar waar moet men nou rekening houden met de overstap, van traditionele telefonie naar bellen via en met Microsoft Teams!
 

1. Het is altijd even wennen

Bellen met Teams

Wanneer iemand al twintig jaar lang dezelfde werkwijze hanteert, voelt dat voor diegene heel vertrouwd. Dit geldt ook voor telefonie. Velen zijn gewend aan een vast toestel op het bureau, met eigen persoonlijke knoppen en sneltoetsen om collega’s en andere contacten te bereiken. Snel kiezen via ‘101’ voor de administratie, ‘203’ voor de projectleider, etc. etc.

Wanneer een organisatie overstapt op Bellen via Teams, verdwijnt de telefoon in sommige gevallen van het bureau. De rol van het vaste toestel wordt overgenomen door de applicatie op de pc en smartphone. Dit kan als een flinke verandering aanvoelen. Een organisatie die overstapt van traditioneel bellen naar bellen met Microsoft Teams, moet dan ook de juiste adoptiemethode hanteren. Voor een vlekkeloze overstap moet de techniek op de juiste manier geïntroduceerd worden. Unica ICT Solutions kan hiervoor inspiratiesessies en workshops verzorgen en vragen van gebruikers op de werkvloer beantwoorden.
 

2. Meer dan alleen spraak

Voorheen draaide bellen om het uitwisselen van informatie via spraak. De één zegt iets, de ander reageert, enzovoorts.
Microsoft Teams voegt hier tal van mogelijkheden aan toe. Een simpel belletje is nog steeds mogelijk, maar videobellen is hier de standaard, nog maar één klik van de gebruiker verwijderd. Komt bellen niet uit? Stuur een chatbericht en praat later verder. Wat de onbereikbaarheid betreft kan een gebruiker zijn of haar beschikbaarheid ook gemakkelijk instellen mocht er afwezigheid of geen beschikbaarheid zijn. Zelfs documenten uitwisselen is geen probleem meer. Bellen via Microsoft Teams draait dus veel meer om samenwerken dan bij traditionele telefonie.
 

3. Meer bewegingsvrijheid

Bij de traditionele telefonie is er vaak on site een telefooncentrale aanwezig, of een aparte telefonie cloud dienst. Daarmee zijn de telefoons van de medewerkers verbonden, welke op het bureau staan. De telefonie en bereikbaarheid vanaf het bureau; dit is de enige plek waar iemand bereikbaar is. Onderweg, thuis, of slechts een minuut van het bureau is iemand al niet meer aanspreekbaar.

Teams devices

4. Openingstijden kantoor

Komt het volgende voorbeeld u bekend voor? De receptie is van 08:00 uur tot 17:00 uur geopend. Dat betekent dat er altijd iemand tijdig aanwezig moet zijn om de telefoon op te nemen, ook al is er verder geen enkele bedrijvigheid. Zonde van de tijd eigenlijk.

Bellen via Microsoft Teams daarentegen is beschikbaar op allerlei apparaten, waardoor de gebruiker flexibel kan communiceren. Door het wegvallen van deze traditionele telefooncentrale heeft de gebruiker veel meer vrijheid om tijdens het bellen te gaan en staan waar hij maar wil. Vanuit huis communiceren is daarbij net zo professioneel als op kantoor. Of onderweg, of simpelweg als u even niet op uw plek bent. U bent overal bereikbaar. Gelukkig kunt u uw beschikbaarheid ook heel gemakkelijk aanpassen (u wilt immers niet letterlijk áltijd bereikbaar zijn).
 

5. Kostenbesparing

Het Covid19-virus heeft werkend Nederland als het ware gedwongen om op het gebied van samenwerken versneld te innoveren. Voor Covid-19 werd een vergadering al snel belegd op een externe locatie, met alle kosten van dien. Gelukkig stond Microsoft Teams voor hen klaar. Een klant vindt het bijvoorbeeld echt niet meer vreemd om virtueel af te spreken. Deze nieuwe vorm van werken zal ook na het Covid-19 virus blijven. Men is ondertussen gewend geraakt aan deze hoge mate van efficiëntie.
 

6. Aanschaf en gebruik headset

Vergaderen

Voorheen werkte telefonie met een vast toestel, waarbij men de hoorn tegen het hoofd aanhoudt. De gesprekskwaliteit en de ruis op de lijn is hier niet ongewoon. Met Bellen met Teams is een vast toestel niet meer nodig; de applicatie neemt deze rol over van het vaste toestel. Hiermee neemt de flexibiliteit in communicatie toe op apparaten die al in gebruik zijn. Een aandachtspunt voor vervanging van de traditioneel hoorn is een headset. Wanneer iemand een gesprek via de ingebouwde microfoon en speakers van een laptop voert, kunnen de personen in de directe omgeving hier ook van “meegenieten”. Pratende collega’s, typen op een toetsenbord en ander omgevingsgeluid komt de communicatie, focus en gesprekskwaliteit niet ten goede. Daarom is een fijne headset een juiste investering. Zo kunnen beide partijen genieten van een rustig gesprek en hierin focus houden. In andere omgevingen, zoals een vergaderruimte, is andere randapparatuur weer geschikter.
 

Meer ideeën

Videobellen en telefonisch vergaderen is met Microsoft Teams is laagdrempeliger dan ooit. Collega’s, opdrachtgevers, partners en andere partijen werken een stuk gemakkelijker samen dan voorheen. Met al die samenwerkingen is de kans groot dat er meer en mooiere ideeën dan in het verleden geboren worden. Het is aan u als organisatie om hiermee iets te doen. Zorg dus dat u klaar bent om te groeien en kansen met beide handen aan te pakken. Maak duidelijk dat nieuwe ideeën welkom zijn en beloon inzet.
 

Is uw organisatie klaar om te Bellen met Teams?

Laat dan hieronder uw gegevens achter zodat een van onze telefonieconsultants contact met u opneemt om de mogelijkheden voor uw organisatie te bespreken.