Efficiency tip: direct een vergadering plannen vanuit een één op één chat

Minder vaak klikken, dat is waar we naar toe willen. Met deze flow kun je eenvoudig direct vanuit een Microsoft Teams chat een vergaderverzoek versturen. Niet eerst naar Outlook en de agenda, maar met vijf keer klikken vanuit een chat een vergadering plannen. Klinkt ideaal toch?

De functionaliteit van deze werkstroom zit niet standaard in Microsoft Teams. Hiervoor moet je een persoonlijke Flow, ofwel een werkstroom, instellen. Dit kan heel gemakkelijk met Power Automate van het Microsoft platform, waar de werkstroom ‘Schedule a meeting with a message sender’ een standaardsjabloon is.

Message sender

De stappen

1.  Ga naar Schedule a meeting with a message sender | Microsoft Power Automate

Message sender

Check onderaan of de stroom verbinding maakt met het juiste e-mailadres en klik vervolgens op ‘doorgaan/continue’ en vervolgens ‘maken/make’.

2.  Selecteer ‘calender’ onder ‘Microsoft Teams Calender id’ en de juiste ‘Microsoft time zone’. Staat dit juist? Klik dan op ‘maken/make’.

Message sender

3.  Klik op ‘edit/aanpassen’ in het details kader en pas in het rechterscherm de naam van de flow aan. Klik op ‘save/opslaan’ om je instellingen op te slaan. 

Message senderMessage sender

4.  Je kunt nu gebruik maken van de flow in Teams! Wil jij vanuit een chat gelijk een vergaderverzoek plannen? Ga naar het bericht in kwestie - klik op de drie puntjes - meer acties en selecteer dan de juiste flow (afhankelijk van de naam die jij de flow hebt gegeven).

Message sender

5.  Vul vervolgens alle gegevens in voor het plannen van de vergadering. Noodzakelijk zijn: onderwerp, datum en tijd. Klik dan op ‘submit/toevoegen’.

Message sender

6. Het vergaderverzoek wordt automatisch doorgestuurd naar de verstuurder van de chat en er wordt een Teams vergaderlink toegevoegd. Je kunt de vergadering terugvinden in je Outlook agenda of in de agenda van Microsoft Teams.

Message sender

Kanttekeningen:

  • Het wordt automatisch een Teamsvergadering. Je hebt geen mogelijkheid om een ruimte te selecteren
  • Je kunt geen extra genodigden toevoegen
  • Ook in een groeps-chat zorgt de flow ervoor dat je alleen de verstuurder van de chat kunt uitnodigen 

Heel veel succes en werkplezier!  Heb je vragen over de standaard of geavanceerde mogelijkheden, neem dan gerust contact op met Unica ICT Solutions. 

Anna Engelbertink

 

Anna Engelbertink
Office 365 adoptieconsultant

Contact