Waarom investeren in een aanvullende back-up voor Office 365?

Wij vroegen het aan Mark Meelhuysen, onze Senior Solution Architect.

We krijgen er steeds meer vragen over bij onze servicedesk en dus werd het hoog tijd om met antwoorden te komen. Waarom zou je investeren in een aanvullende back-up voor Office 365? Wat zijn de opties? En hoe ontwikkelt de back-upstrategie bij Microsoft? Onze Senior Solution Architect, Mark Meelhuysen, geeft tekst en uitleg.

Enkele vragen bij onze servicedesk: 

  1. Kunnen jullie een (door mijzelf verwijderde) e-mail van een half jaar geleden terughalen? 
  2. Wij zijn binnen onze SharePoint omgeving een folder met projecten kwijt. We denken dat deze ongeveer 1 jaar geleden tijdens een opschoonactie per ongeluk is verwijderd. Kunnen we dit nog opvragen?
  3. Eén van onze ex-medewerkers had nog belangrijke documenten in zijn OneDrive staan. Hij is ondertussen al drie maanden uit dienst. Kunnen wij deze data nog terughalen? 
Vragen

Waarom opeens al deze vragen? 

We merken dat steeds meer organisaties worstelen met databeheer en regelgeving. Datavolumes nemen continu toe en regelgeving wordt strenger. Het is nu ook heel belangrijk om snel data te kunnen vinden, opvragen en wijzigen, ook als die oud is of als die om één of andere reden verwijderd werd. Het thuiswerken is nu ook veel normaler geworden, waardoor er ook veel meer mensen met Teams en SharePoint werken. Hoe meer gebruikers, hoe meer ruimte voor (menselijke) fouten. Hoe meer fouten, hoe meer moeilijke vragen.

Is er dan geen sluitend antwoord op deze vragen?

“Dat hangt af van de vraag natuurlijk. Maar in de drie gevallen hiernaast is het antwoord vaak teleurstellend. De standaard functionaliteiten van Office 365 schieten hier tekort. Voor sommige andere vragen kunnen we nog een ticket indienen bij Microsoft, maar ook dan is het vaak moeilijk om één specifiek item te herstellen. Microsoft doet eigenlijk gewoon een restore van de hele omgeving.”

Zijn deze vragen eigenlijk nieuw? 
“Nee, zeker niet. Wat we wel merken is dat de frequentie ervan toeneemt en dat de vragen gedetailleerder worden. Het gaat steeds vaker over heel specifieke data die verloren is, of een heel specifiek document dat werd verwijderd. Vroeger gingen de vragen vaker over back-up in het algemeen of over de herstelmogelijkheden van de hele omgeving in geval van overmacht.” 
 
Hoe gaan jullie ermee om? 
“Wij zijn een beheerpartij die z’n werk heel serieus neemt, dus wij hebben meteen een scherpe analyse gemaakt van de functionaliteiten én de risico’s. Daar zijn we dan antwoorden voor gaan zoeken. Antwoorden die snel te integreren zijn, die alle behoeften dekken én die geen groot gat slaan in de budgetten van onze klanten.” 

“We namen deze vragen ook op in onze security & governance workshop die we geven aan onze startende Office 365-klanten. Het is belangrijk dat zij vanaf dag één volledig op de hoogte zijn van de standaardfunctionaliteiten én van de mogelijke risico’s. Alleen zo kunnen we een omgeving inrichten waarmee onze klanten aan de slag kunnen zonder zorgen over hun data.” 

Office 365

Wat kan je in Office 365 zelf regelen?

“Het is zeker niet zo dat Microsoft helemaal geen opties biedt om verloren data terug te halen. Alleen zijn deze mogelijkheden vaak beperkt in de tijd. Begrijpelijk op zich, maar aangezien dataverlies soms ongelofelijk lang onopgemerkt blijft, is het vaak te laat om nog iets te doen. Er zijn wel enkele opties binnen versiebeheer die je kan optimaliseren en er zijn ook enkele veiligheidsmechanismen waarop je kan terugvallen. Maar Office 365 is op zich niet gebouwd met een focus op back-up van data. Gelukkig is het Office 365 platform wel heel makkelijk te integreren met oplossingen van andere partijen, waardoor je toch van extra functionaliteit kan genieten.”
 

Is er dan veel behoefte aan extra mogelijkheden?

“Ook hier is het antwoord weer afhankelijk van de situatie. Er zijn zeker organisaties die eigenlijk met de standaardfunctionaliteit wel tevreden zijn. Het is een afweging die elke organisatie zelf moet maken, maar dan wel op basis van het volledige plaatje. En daar wringt de schoen soms. We merken dat de kennis over de mogelijkheden en beperkingen van back-up in Office 365 nog niet zo bekend zijn.” 
 
“Om een oplossing te bieden voor organisaties die wel op zoek zijn naar meer zekerheid, hebben we een oplossing met VEEAM. Daarmee wordt je data uit Office 365 opgeslagen in ons datacenter hier in Nederland. We kunnen zeer snelle en efficiënte restoremogelijkheden aanbieden, tot op item-level. En we voorzien bovendien flink wat flexibiliteit. Je kunt bijvoorbeeld alleen je SharePoint data laten back-uppen als daar de meest kritische gegevens staan, of alleen voor bepaalde gebruikers extra back-up voorzien. Voor een laag tarief per gebruiker per maand krijg je zo een stuk meer zekerheid.”

Office 365 back-up

Waar gaat het heen?

“We zien dat de focus van Microsoft nog steeds ligt op het in de lucht houden van het platform. Daarin gaan ze heel ver, en het resultaat is dat Office 365 zeer stabiel is. Zelfs als de infrastructuur uitvalt, kan je naadloos verder werken op andere infrastructuur. Voor je data blijf je echter wel grotendeels zelf verantwoordelijk, en dat lijkt niet snel te gaan veranderen. Daarom is het aan ons als service provider om die extra stap te zetten en onze klanten een totaaloplossing aan te bieden.” 

Mark Meelhuysen

 

Mark Meelhuysen
Solution Advisor

Contact