‘We hadden direct een goede klik, onze organisaties lijken ook een beetje op elkaar. We zijn beide familiebedrijven en ik voel me als klant geen nummer bij Unica. Misschien is dat wat onze samenwerking zo prettig maakt.’ Peter Griepsma is als IT-manager bij de Fritom Group nauw betrokken bij de samenwerking met Unica ICT Solutions.
Die samenwerking bestaat nu zo’n twee jaar, maar begon eigenlijk al eerder. Griepsma: ‘De helaas overleden oud-eigenaar Marcel Schutte stond drie jaar daarvoor aan mijn bureau in Bolsward met een paar praatplaten en vertelde mij de visie van Unica ICT Solutions op het uitbesteden van ICT aan een derde partij. Ik was daar zeker van onder de indruk. Toen dacht ik al: zij snappen het! Op het moment dat het contract met de toenmalige IT-partner afliep, zijn we opnieuw in contact gekomen. Die praatplaten liggen nog steeds in mijn bureaulade.’
Unica als IT-afdeling van Fritom
Het uitbesteden van ICT was niet nieuw voor Fritom. ‘Klopt, dat deden we al jaren. Het op peil houden van de kennis van een eigen ICT-afdeling is lastig’, vertelt Griepsma. ‘Unica ICT Solutions moest daarom gaan functioneren als onze externe ICT-afdeling. Dat betekende concreet dat de volledige IT-dienstverlening in handen kwam van Unica ICT Solutions. Al onze data werd verplaatst naar de Unica-cloud, support en beheer op onze Citrix-omgeving werd overgenomen, net als het beheer van onze netwerkomgeving. Direct bij de start van onze samenwerking werden we voorgesteld aan het projectteam van Unica ICT Solutions, een team vol toegewijde specialisten. Dat sprak ons enorm aan. Het gaf aan hoe betrokken Unica is bij de klant en straalde bovendien professionaliteit en vertrouwen uit. Het gevoel dat we er met z’n allen een succes van gingen maken, was heel groot.’
De operatie moest slagen
In amper een half jaar werd de hele ICT-omgeving van Fritom aangepakt en overgenomen van de vorige IT-partner. Griepsma: ‘Het grootste compliment aan Unica ICT Solutions is wel dat onze 250 eindgebruikers hier nagenoeg niets van hebben gemerkt.’ Idwer Wiersma begeleidde dit project als accountmanager vanuit Unica ICT Solutions. ‘Met een projectteam dat bestond uit onze specialisten en mensen van Fritom, hebben we gezorgd voor een vlekkeloze overstap van de Citrix-omgeving naar ons datacenter. De Fritom-bedrijven moeten als logistiek dienstverleners 24 uur per dag doordraaien, dus dat moeten hun ICT-systemen uiteraard ook. Wij hebben daarom een oplossing bedacht om de overstap naar ons datacenter zo soepel mogelijk te laten verlopen.’ Griepsma vult aan: ‘Helemaal vlekkeloos gaat dat natuurlijk nooit, maar onze klanten en medewerkers hebben er niets van gemerkt. Het werk kon gewoon doorgaan. We hadden heel duidelijk een doel samen, de operatie moest slagen. Het pragmatische werken wat wij gewend zijn in de logistiek kwam daarbij goed van pas, Unica zorgde voor de onderbouwing.’
Flexibele ICT-omgeving maakt thuiswerken mogelijk
Onderdeel van de migratie was ook de overstap van een lokale exchange omgeving naar Office 365. Griepsma: ‘Ook die overgang verliep heel soepel en sinds vorig jaar blijkt, nu we tijdens de coronacrisis allemaal thuis moeten werken, hoe flexibel onze ICT-omgeving is geworden. Maar ook wij zijn veranderd, waar we voorheen in het midden van het land afspraken voor een vergadering met collega’s van verschillende vestigingen, doen we dat nu met Microsoft Teams. En ik denk dat we dat in de toekomst blijven doen. Het adoptietraject van Unica ICT Solutions dat we bij de uitrol van Teams doorliepen, kwam nu erg goed van pas.’
Alles bij één partner
De brede kennis en grote verscheidenheid aan dienstverlening van Unica ICT Solutions zijn belangrijk voor Fritom. ‘Bij de overstap naar Office 365, moet je ook naar het beleid ten aanzien van het gebruik kijken. Dat hebben we gedaan met jullie hulp’, zegt Griepsma. ‘Maar denk ook aan business intelligence oplossingen zoals dashboards om gegevens inzichtelijk te maken, het beheer van end-points en security-dienstverlening. We kunnen dat allemaal bij één partner onderbrengen en dat is precies wat wij willen. Unica ICT Solutions heeft specialisten in huis op veel verschillende gebieden, over security-oplossingen praat ik met een securityspecialist en een netwerkspecialist praat me bij op het gebied van ICT-infrastructuur.’
Het is net een huwelijk
Griepsma is behalve enthousiast, ook kritisch. ‘Ik ben inderdaad kritisch, maar ik vind het vooral interessant om mee te kijken hoe Unica ICT Solutions de dienstverlening nog verder kan verbeteren.’ Wordt dat ook gewaardeerd? ‘Jazeker’, zegt Idwer Wiersma. ‘Kritiek houdt ons scherp! Het fijne aan Peter en Fritom is dat ze echt de moeite nemen om te luisteren naar onze ideeën en adviezen. Het is net een huwelijk, zo’n partnerrelatie.’