Vijf tips om gebruikers te ondersteunen bij de overstap naar Office 365


1. Betrek medewerkers vanaf het begin

We zien vaak dat organisaties vanuit verschillende overwegingen overstappen naar de cloud. Maar wat levert een overstap op voor de medewerkers? Biedt hen dit voordelen en zo ja, welke? Ik vind dat Office 365 veel voordelen biedt voor eindgebruikers. Om dit te laten zien nodigen we bij Unica Schutte ICT organisaties vrijblijvend uit om samen met een groep van ongeveer tien medewerkers deel te nemen aan een inspiratiesessie. Op deze manier kunnen medewerkers zelf ervaren wat Office 365 voor ze kan betekenen. Ook workshops kunnen nuttig zijn, niemand kan immers een beter beeld schetsen van wat er in een organisatie speelt dan medewerkers zelf. Laat medewerkers zelf vertellen wat hun behoefte, wensen, eisen, rollen en angsten zijn. 

2. Duidelijke communicatie 

Door iedereen te laten weten wat je gaat doen: 

  • Wat is de aanpak
  • Wanneer kunnen gebruikers wat verwachten
  • Hoe worden gebruikers geholpen 

Dit neemt de eerste weerstand weg. Medewerkers weten wat er speelt, wat de voordelen zijn, voelen zich betrokken en kunnen zich voorbereiden. 

3. Ondersteuningsplan 

Ervan uitgaan dat medewerkers zichzelf wel kunnen redden in een overstap naar Office 365 is een verkeerde interpretatie, waar ik veel organisaties op terug zie komen. Als medewerkers zich niet prettig voelen in een nieuwe werkomgeving is het erg lastig om achteraf de weerstand weg te nemen en hun vertrouwen terug te winnen. Mijn advies is om medewerkers passende ondersteuning te bieden. Ik adviseer dan ook graag in welke verschillende middelen en methoden passen bij de organisatie. 

4. Evalueer 

Door te evalueren kom je erachter of jouw adoptiemethode geslaagd is. Met behulp van een enquête kan achterhaald worden of medewerkers nog extra behoefte hebben aan informatie of ondersteuning. 

5. Nazorg 

Nazorg is misschien wel het belangrijkste punt van deze vijf tips. Als het moment van training en ondersteuning voorbij is, duiken medewerkers pas echt in de omgeving. Vanaf dat moment gaan ze zelf aan de slag met de nieuwe functionaliteiten en dan moet je maar net weer die knopjes weten te vinden en de juiste handeling weten uit te voeren. Juist dan is het prettig als je ergens terecht kunt. Als er iemand is waar je een vraag aan kunt stellen, je probleem neer kunt leggen of om advies kunt vragen.