De krachtige Cloud-gebaseerde oplossing die jouw organisatie helpt bij het beheren van klantenboekingen; Microsoft Bookings! Het biedt een eenvoudige en efficiënte manier om afspraken met klanten in te boeken, afspraken te beheren én betalingen te verwerken. Ben jij ook benieuwd naar de mogelijkheden? In een tweedelige serie over efficiënt afspraken inplannen nemen onze Office 365 consultants je mee in de mogelijkheden en het gebruik van Bookings. De eerste trapt onze Office 365 consultant Maarten af. Hij neemt je mee in de mogelijkheden van een online reserveringsysteem.
Microsoft Bookings helpt jou om klanten een gepersonaliseerde ervaring te bieden en efficiënte processen te creëren, waardoor de klanttevredenheid en de productiviteit stijgen. Bookings biedt zo een schat aan voordelen voor jouw organisatie, van het verminderen van kosten tot het verbeteren van de klantenservice.
Eenvoudig afspraken inplannen!
Met Microsoft Bookings creëer je een eenvoudig online reserveringssysteem waarmee je mensen een afspraak kunt laten inplannen in jouw agenda of in de agenda van een collega. De tool houdt daarbij automatisch rekening met je beschikbaarheid, zodat je geen dubbele afspraken krijgt.
Je kunt een reserveringslink delen met je contacten of deze toevoegen aan je website, waarmee deze eenvoudig een afspraak kunnen maken. Als extra optie kun je ook zelf afspraken inplannen in de agenda van je klant. Alle bevestigingen en herinneringen worden dan automatisch naar je klant verzonden.
Daarnaast integreert de tool met je Outlook-agenda en Microsoft Teams, waarbij je voor elke online vergadering automatisch een Teams-koppeling aanmaakt. Er is ook een app binnen je Teams-omgeving beschikbaar, waarmee je agenda’s kunt maken en afspraken kunt plannen.
Efficiënt voor organisatie en klant
Creëer een handige onlinereserveringspagina om het plannen van afspraken voor jouw klanten te vereenvoudigen. Koppel deze eenvoudig aan je website of social media accounts. Met Microsoft Bookings heb je een aanpasbare reserveringspagina die jouw klant kan gebruiken om een tijdstip te zoeken dat het best in zijn of haar agenda past. Deze pagina is ook compatibel met mobiele apparaten, waardoor onnodig telefoonverkeer wordt vermeden. Als klant ontvang je na boeking automatisch een bevestiging per e-mail. Met één druk op de knop kan de boeking toegevoegd worden aan zijn of haar agenda. Wil jij dat de klant tussendoor nog een herinnering ontvangt? Stel dan een herinnering in. Zo ontvangt deze, bijvoorbeeld 24 uur van tevoren, nog een reminder per e-mail. Efficiënt voor je organisatie maar ook voor je klant.
Beheer overal jouw boekingen
Ben je onderweg en wil je contact opnemen met een klant? Of wil je een nieuwe afspraak plannen? Met Bookings en de bijbehorende mobiele app heb je de nodige gegevens over klanten, medewerkers en je eigen agenda altijd bij de hand, waar je ook bent.
Maar hoe doe je dat nou?
Ga naar de volgende URL: https://outlook.office.com/bookings/homepage. Klik op ‘Maken’, kies voor de optie ‘Nieuwe agenda maken’ en er verschijnt vervolgens een venster waarin je de gegevens kunt vastleggen over jouw Bookings-agenda.
Selecteer indien van toepassing collega's die toegang moeten hebben tot inzage van deze agenda.
Configureer in het volgende venster de services die je wilt aanbieden.
Ter illustratie; een kapperszaak kan bijvoorbeeld een service hebben ‘Wassen/Knippen 30 minuten’.
Kies vervolgens of het om een intern of een extern boekingssysteem gaat.
Vervolgens kies je voor ‘Agenda maken’. Je agenda wordt aangemaakt en is direct te gebruiken.
To be continued…
Dit was het eerste deel van de tweedelige serie over afspraken plannen met Microsoft Bookings. In de volgende serie neemt onze Office 365 consultant Jorik je mee in de mogelijkheden ‘Bookings met mij’, waarmee je één-op- één afspraken kunt inplannen met anderen op basis van jouw beschikbaarheid (agenda) en de opgegeven voorkeuren.
Wil jij deze serie over hoe om te gaan met het inplannen van afspraken volgen of wil je op de hoogte blijven van de nieuwe functionaliteiten in bijvoorbeeld Microsoft Teams of Office 365? Volg onze Let’s Talk serie dan via LinkedIn!
Ben je benieuwd hoe jouw organisatie nóg meer kan halen uit Microsoft 365 of Teams? Onze consultants staan voor je klaar!
