Unica neemt facturen alleen nog digitaal in behandeling. Daardoor kunnen wij zorgen voor een efficiëntere afhandeling en tijdige betaling.
Om uw facturen te behandelen, moeten ze aan enkele belangrijke voorwaarden voldoen. Wij vragen u dan ook om onderstaande punten in uw facturering door te voeren
Adressering en verzending
Facturen aan Unica dienen als volgt geadresseerd en verzonden te worden:
- U neemt als crediteur de wettelijke factuurvereisten in acht.
- U vermeldt de referenties van Unica op de juiste manier op de factuur:
- Projectfacturen: inkoopordernummer. Deze gegevens staan vermeld op onze inkooporder die aan u vooraf aan levering of uitvoering moet zijn verstrekt.
- Kostenfacturen: besteller + de kostenplaats
- Unica bewaakt de voorschriften van de Wet Ketenaansprakelijkheid en Inlenersaansprakelijkheid, o.a. relevant voor onderaannemers:
- BTW verlegd? Vermeldt u dan het Unica BTW-nummer op de factuur
- Werkbon als bijlage factuur
- Mandagregister als bijlage bij factuur
- Dien de factuur in PDF rechtstreeks in bij inkoopfactuur@unica.nl. Let op: Word- of Excel-bestanden worden niet in behandeling genomen!
- U stuurt per e-mail één factuur.
- U stuurt de factuur en de bijbehorende bijlages in één bestand. Meerdere PDF-bestanden in één e-mailbericht kunnen niet door ons worden verwerkt.
- U stuurt geen bijlages in separate e-mails.
- U stuurt geen verkoopvoorwaarden, algemene leveringsvoorwaarden, reclame uitingen, etc. als aparte bijlage met uw e-mail mee.
- Unica accepteert alleen digitale facturen. Kan uw systeem geen digitale factuur inclusief bijlagen genereren? Digitaliseer dan zelf de papieren factuur en eventuele bijlagen.
Unica-bedrijven
Zorgt u voor tenaamstelling aan het juiste Unica-bedrijf waar u aan levert? Alle juridische entiteiten die vallen onder de Unica Groep vindt u hier.
Betalingstermijn
Unica hanteert conform onze Algemene Inkoopvoorwaarden een betaaltermijn van 60 dagen netto en/of 14 dagen -2% betalingskorting m.u.v. MKB-bedrijven met een netto jaaromzet < € 40 miljoen én < 250 medewerkers, waarvoor 30 dagen van toepassing is (tenzij met u schriftelijk een andere termijn is overeengekomen).
Additionele kosten
Eventuele additionele kosten worden alleen betaald als die op de Unica-inkooporder zijn opgenomen. Staan deze kosten niet in onze inkooporder, maar wel op uw factuur? Dan betalen we dat deel niet. De factuur wordt wel in behandeling genomen, maar exclusief additionele kosten betaald.
Retourneren van facturen
In de volgende gevallen wordt een factuur niet in behandeling genomen:
- Onjuiste, onvolledige of onterechte facturen worden door ons geretourneerd, met het verzoek de factuur intern te crediteren. U hoeft geen creditnota naar Unica te versturen. Voorbeelden zijn:
- Het ontbreken van een Unica-referentie (geen bestelnummer, projectnummer, kostenplaats).
- Onjuiste BTW, met name BTW berekend i.p.v. BTW-verlegd (onderaanneming).
- Ontbrekende bijlages zoals werkbonnen en mandagstaten.
- Bij het opnieuw in rekening brengen van deze goederen/diensten dient u gebruik te maken van een nieuw factuurnummer en een nieuwe factuurdatum. Facturering onder het oude factuurnummer en/of de oude factuurdatum leidt opnieuw tot retournering van de factuur.
Vragen over openstaande facturen
Vragen over openstaande facturen of betalingsherinneringen kunt u stellen via administratie@unica.nl. Ook kopie-facturen die naar aanleiding van aanmaningen door Unica zijn opgevraagd kunnen naar dit adres worden gestuurd.
Unica Algemene Inkoopvoorwaarden
De Algemene Inkoopvoorwaarden van Unica Groep B.V. vindt u hier. In het bijzonder vragen we uw aandacht voor artikel 10 (Facturering, betaling, verrekening), waarin onder andere staat gespecificeerd welke informatie uw factuur dient te bevatten.