BI-dashboards geven DeLaMar realtime inzicht en stuurinformatie | Unica

BI-dashboards geven DeLaMar realtime inzicht en stuurinformatie

BI-dashboards geven DeLaMar realtime inzicht en stuurinformatie

DeLaMar is er voor iedereen die van verhalen houdt. Of ze nou komen van Wim Sonneveld of Nasrdin Dchar, gaan over Hazes of over Annie M.G. Schmidt, zich afspelen in het verleden of in de toekomst en verpakt worden als musical, toneel of cabaret. Bij DeLaMar bekijk je geen verhalen, je beleeft ze. Niet alleen in de theaterzaal, maar al vanaf het moment dat je je ticket boekt. De voorpret, de omgeving, de historie, de gastvrijheid, de kunst, het eten en drinken: in DeLaMar voeren we de magie van theater in alles door. Zodat je zelfs jaren later nog glimlachend terugdenkt aan die geweldige avond uit. DeLaMar, verhalen voor jou.

DeLaMar

Er is theater in het leven, en leven in het theater

Begonnen als schoolgebouw dateert het complex van DeLaMar al van 1887 en heeft het een rijke geschiedenis aan vervulde functies. Het theaterleven van het gebouw startte toen in 1947 de première van het eerste toneelstuk plaatsvond. Vanaf 2010 opende het huidige DeLaMar onder de vlag van de VandenEnde Foundation en inmiddels staan er jaarlijks alleen al meer dan 400 voorstellingen op de theatervloer, zijn de ruim 400.000 bezoekers eerder gewoonte dan uitzondering en hebben de diverse theaterzalen capaciteiten van 160, 601 en 949 stoelen. Het imposante gebouw vertrouwt al jarenlang op de samenwerking met Unica Building Services en ook het Unica Innovation Center voegde zich daar enige tijd later bij. Een zoektocht naar een partner op het gebied van Business Intelligence bracht het theater bij nog een Unica-cluster, namelijk Unica ICT Solutions.

Joop van den Ende heeft het theater in 2010 van de Gemeente Amsterdam gekocht voor een symbolisch bedrag, helemaal laten verbouwen inclusief uitbreiding met de Calypso-bioscoop en een pand aan de Leidsekade. Mark Kempenaar, CRM-marketeer en Data-analist, vult aan: “We hebben ons sindsdien op heel veel vlakken ontwikkeld tot het DeLaMar zoals we het nu kennen. Hospitality en gastvrijheid staan daarbij hoog in ons vaandel. Ons personeel zorgt er dagelijks voor dat al onze bezoekers zich hier écht thuis voelen, dat is ónze filosofie. We krijgen mede daarom al jaren gemiddeld een 9 van mensen die ons beoordelen.” Qua programmering biedt het theater veel diversiteit. Waar er eerder voor langere tijd één productie werd gespeeld, is tegenwoordig twee of drie weken wel een maximum. DeLaMar is voorloper op het gebied van technologie. “Zeker sinds we de samenwerking met Unica hebben. Maar los daarvan zijn we op CRM-gebied erg sterk en zetten we groots in met social media. We hebben een heel professioneel marketingapparaat en ons marketingteam is voor een theater relatief groot”, vertelt Kempenaar.

DeLaMar

Talloze activiteiten

‘DeLaMar is als theater voorloper op het gebied van technologie’

“We hebben na corona te maken met een andere tijd, de bezoekersaantallen zijn nog niet helemaal zoals ervoor en het aanbod is gewoon wat minder”,  zo verwoordt Eric Kamer, Zakelijk leider bij het theater. Maar naast voorstellingen heeft DeLaMar nog allerlei andere activiteiten waaronder B2B-events van onder andere Heineken en bunq maar ook de jaarlijkse uitreiking van de Michelin-sterren. In de theaterzaal West, in het Amsterdamse stadsdeel Bos en Lommer, biedt DeLaMar met behulp van de VandenEnde Foundation plek voor de montage van grotere voorstellingen, het laatste stukje van het repetitieproces waar alles bij elkaar komt. Maar West biedt ook een podium voor startende musicalproducenten en -artiesten. Kamer gaat verder. “Want als er geen nieuwe aanwas is, wat ga je dan over zoveel jaar programmeren? DeLaMar hecht er veel waarde aan dat het talent van de toekomst zich kan ontwikkelen.”

DeLaMar

Programmering als afspiegeling

‘We kijken als theater in ons aanbod echt naar een representatie van de mensen die hier wonen’

Het brede aanbod aan voorstellingen geeft het theater bravoure. “Naast een aantal ‘knallers’ boeken we ook profielvoorstellingen die misschien een risico zijn maar ook een kans om je database uit te breiden en een podium te geven aan een artiest of groep. Zo was er twee jaar geleden een Marokkaans-Nederlandse YouTube-ster en we hadden geen idee hoeveel bezoekers deze voorstelling zou krijgen, maar uiteindelijk hebben we zelfs twee avonden gevuld en het was geweldig! Een grote vertegenwoordiging van de Marokkaanse gemeenschap uit Amsterdam was er, iedereen was prachtig gekleed in traditionele jurken en andere outfits. 

We kijken als theater echt naar een representatie van de mensen die hier wonen, want Amsterdam is gewoon heel erg divers. Het doel is dus niet altijd een volle zaal, maar ook het spel spelen van divers programmeren,” legt Kempenaar enthousiast uit. 

DeLaMar

Altijd iemand van Unica

Unica als partner is tegenwoordig een heel breed begrip voor DeLaMar vertelt de Data analist. “Sinds we begonnen met onze samenwerking met Unica, dat was voor mijn tijd en ook nog voor Eric’s tijd, lopen er hier echt áltijd mensen van Unica rond. Als ik door Nederland rijd dan zie ik overal Unica. Ik zie gebouwen met Unica erop, auto’s met Unica, 'mannetjes' van Unica.” Eric Kamer vult aan. “De mensen die je bij ons ziet lopen zijn de specialisten van Unica Building Services. We hebben natuurlijk heel veel installaties in ons grote gebouw en die moeten goed worden onderhouden. Unica verzorgt dat voor ons. Samen met Unica hebben we het zo ingestoken dat alles wordt onderhouden met de bedoeling om storingen te voorkomen.”

Innovatief partnership

Vanuit het partnership met Unica Building Services is er gekeken naar innovaties die ons konden vertellen wat er nu eigenlijk precies gedaan wordt aan bijvoorbeeld klimaatbeheersing en hoe dat gaat. Zo kwamen ze in contact met het Unica Innovation Center en werden er sensoren geplaatst om resultaten te kunnen meten. “Ik haakte aan bij dit project omdat ik als databasemanager precies weet wie er allemaal in de zaal zitten, maar ook hoeveel bezoekers er zijn en hoe oud ze dan bijvoorbeeld zijn”, beschrijft Kempenaar. Maar hoe zouden ze dat allemaal inzichtelijk gaan maken? Een dashboard was de wens, waarbij hij ondersteuning kon bieden om al die stukjes aan elkaar te knopen.

Afbeelding
DeLaMar

Arbeidsintensieve Excelletjes

‘We werkten voorheen met de welbekende Excelletjes’

Ongeveer gelijktijdig raakten de data-analist en de zakelijk leider met elkaar in gesprek om meer datagedreven te gaan werken; er waren uitdagingen met reporting. Het theater werkte eerder vooral met de welbekende ‘Excelletjes’. Vanuit verschillende bronnen moesten rapportages gemaakt worden en dat was toch wel houtje-touwtje vertelt Kamer. “Daarnaast was het enorm arbeidsintensief, met ook kans op fouten. Was er iemand ziek, dan werd die rapportage gewoon niet gemaakt. We kwamen ook wel eens in de problemen met rapportages dat bestanden ineens corrupt waren en dat risico is gewoonweg erg groot wanneer je met zoveel verschillende bronnen moet werken.”

DeLaMar

Op reis met Unica

‘Van Unica Building Services naar het Unica Innovation Center naar Unica ICT Solutions, dat is onze Unica-journey tot nu toe’

Dat kan ook de marketeer beamen. “Of dingen gebeurden niet of ik deed het omdat ik handig ben met Excel en dingen uit de database kan halen. Het is fijn dat die dingen nu niet meer aan mij als persoon hangen. Onze administratie werkte met modellen die toch al wel een beetje verouderd waren of het helemaal niet meer deden. Daarom startten we de zoektocht naar een partner om dat voor ons te automatiseren, zodat we minder afhankelijkheden hadden op basis van personen. We kwamen in gesprek met een aantal partijen en toen bedacht ik me ineens dat het Innovation Center ook een dashboard wilde bouwen. Konden ze dit dan ook niet?”, verwoordt Kempenaar. Zo leerden de medewerkers van het theater één van de specialisten van Unica ICT Solutions kennen en werden ze bij weer een nieuw Unica-bedrijf geïntroduceerd, waarbij ze met dit deel van het project inmiddels in de afrondende fase zitten. DeLaMar werkt zo met heel veel Unica-clusters samen. Van Unica Building Services naar het Unica Innovation Center en nu ook bij Unica ICT Solutions. Het theater is daarmee één van de voorbeelden waarbij er met het diverse Unica samengewerkt wordt met meerdere onderdelen van de landelijke speler. “En dat is onze Unica-journey tot nu toe.”

Van data naar Business Intelligence

‘Ik ben echt heel trots als ik mijn collega’s met de BI-tooling zie werken’

“Vanuit ons ticketingsyteem krijgen we natuurlijk wel heel solide en betrouwbare informatie en elk systeem heeft wel zijn eigen rapportagetool. Nu ben ik zelf wel handig met databases dus had ik zelf een PowerBI-ding gemaakt. Maar als ik dan op vakantie was dan hadden mijn collega’s een week lang geen updates van de PowerBI’”, vertelt Kempenaar vol herinnering. Die afhankelijkheid is er nu niet meer. 

Hij ziet, nu alles operationeel is, zijn marketingcollega’s ook echt werken met de Unica-oplossing. Er staan schermen open en de online marketeer bedenkt campagnes op basis van de dashboards. De offline marketeer koopt reclameborden in langs de weg op routes waarvan ze in het dashboard ziet dat daar veel potentiële boekers zitten. De specialisten van Unica ICT Solutions hebben een landkaart gemaakt in het dashboard waar dat door mogelijk is. Mark vertelt: “Ik ben echt heel trots als ik mijn collega’s ermee zie werken. Het bespaart mij, en daarmee ons, daarnaast ontzettend veel tijd. Voorheen kreeg ik vragen over bijvoorbeeld het maken van een overzichtje op postcodegebied. Nu gaat dat volledig automatisch én kunnen mijn collega’s zelf die vragen beantwoorden door in de BI-tooling van Unica ICT Solutions te kijken.”

Afbeelding
DeLaMar

Kempenaar vult aan. “Ik ben nu een aantal jaren werkzaam bij het theater en reageerde destijds op een vacature voor een CRM-marketeer en Data analist en dat zegt eigenlijk al hoe belangrijk data is voor DeLaMar. Door meer inzicht te geven in wie onze boekers zijn, wie er reageren op campagnes, wie er uiteindelijk in die zalen zitten; dat geeft je zoveel meer sturing in onder andere je marketingteam. 
Het is zo fijn dat je informatie kunt delen en veel relevanter je middelen kunt inzetten”, verwoordt Kempenaar. DeLaMar kan daardoor beter haar doelgroep bereiken. “Want in het theater is er niet één doelgroep. Je hebt zoveel verschillende producties en dat vliegt van 60-plussers naar 16-jarigen die een voorstelling willen bezoeken tot aan een diversiteit aan culturen die Amsterdam en Nederland rijk is.” 

Nu de basis van de BI-tooling staat, kunnen de medewerkers nog veel meer wensen en ideeën bedenken. Op de korte termijn ligt de focus op het ontsluiten van nieuwe databronnen, maar op de langere termijn wordt er gekeken naar welke rapporten ze nog willen hebben en of daar ook andere afdelingen in betrokken gaan worden. Er zijn nog genoeg plannen.

Data is key

‘Voor de BI-tooling was het maken van rapportages complex en tijdrovend’

Dat data heel belangrijk is voor het theater benadrukken beide heren nogmaals. “Als ik kijk naar de administratie bijvoorbeeld, dan moeten we rapportages maken die stuurinformatie gaat opleveren. Dat was voor de BI-tools vrij complex en vooral erg tijdrovend. Stuurinformatie is gewoon nodig en zeker in deze tijd. Met BI-tools kan dat alleen maar beter worden en het scheelt ons enorm veel tijd”, zegt Kamer.

DeLaMar

Bewust kiezen voor een partnership

‘Het professionele apparaat achter Unica gaf de doorslag om ook nu weer voor deze partner te kiezen’

Ondanks dat de keuze voor Unica ICT Solutions misschien niet de meest vanzelfsprekende was, hebben de collega’s wel heel bewust voor dit partnership gekozen. Mark Kempenaar legt uit: “We hebben namelijk met een aantal partijen gesproken die het misschien allemaal hadden kunnen doen (we zullen natuurlijk nooit weten hoe dat was gegaan), maar uiteindelijk dachten we toch ‘Unica kennen we al, ze hebben een goed verhaal en misschien is het goed om ook dat bij Unica neer te leggen.’” Eric Kamer vult aan: “We wisten namelijk ook dat er een heel professioneel apparaat achter zit, en ook dat heeft uiteindelijk de doorslag gegeven om voor Unica als partner te kiezen. Het is fijn dat, als er wat is, er een groot bedrijf achter staat. Met mensen die achter een helpdesk zitten en de telefoon opnemen als we ergens hulp bij nodig hebben.”

Enthousiaste specialisten

“De samenwerking verloopt erg goed en ik vind Unica ICT Solutions zoals gezegd een heel professioneel bedrijf. Er zijn allemaal verschillende experts bij betrokken, we hebben heel veel evaluatiemomenten gehad, sprints, scrumsessies. Je merkt dat er heel veel kennis achter zit en de specialisten zijn ontzettend enthousiast. Ik vond het, ondanks dat ik wat meer vanaf de zijlijn mee heb gekeken, heel spannend omdat de keuze die we gemaakt hadden niet voor de hand lag. Maar die spanning is volledig verdwenen omdat het zo’n professioneel team is. Mensen met verstand van zaken die het project ook echt leuk vinden,” benadrukt Kamer. En dat de samenwerking goed bevalt, heeft onlangs geresulteerd in een positieve voortzetting van ook de samenwerking met Unica ICT Solutions.

DeLaMar

De collega die Unica heet

‘We hebben vertrouwen in elkaar en dat uit zich in een mooi partnership’

Kempenaar besluit: “Ik wil een ding toch wel even uitlichten, want het hele proces benoemen dat duurt toch wel wat lang en dat was ook gewoon goed. Maar wat ik als heel prettig heb ervaren is dat we heel veel ondersteuning hebben gekregen op het gebied van het koppelen van data, inclusief heel complexe databronnen. We zijn daar ontzettend goed in ondersteund door het team van Unica ICT Solutions en dat waardeer ik enorm. Dat zegt ook heel veel over de flexibiliteit en dan weet ik toch dat we wel echt de juiste partner hebben gekozen. Wij hebben die kennis niet in huis, ook al wil je het liefst een collega die dat uit handen neemt en ontzorgt op dat gebied en zegt ‘hier heb je de data Unica, jullie kunnen hiermee aan de slag’. Maar dat hebben we gewoonweg niet en daar heb je een goede partner voor nodig. We hebben vertrouwen in elkaar en dat uit zich in een mooi partnership.” Die collega heeft het theater nu gevonden in Unica ICT Solutions.