Volledig op Cox Geelen afgestemde werkplek omarmd door personeel

Volledig op Cox Geelen afgestemde werkplek omarmd door personeel

Cox Geelen bv heeft een lange historie die teruggaat tot het oprichtingsjaar 1871. Cox Geelen is gevestigd in Eijsden, nabij Maastricht, op een bedrijfsterrein van 63.000 m2. Met veel trots mag Cox Geelen zich een klimaatneutrale onderneming noemen. De CO2 uitstoot welke wij veroorzaken wordt in zijn geheel gecompenseerd. Op deze manier hebben we ervoor gekozen om invulling te geven aan onze pay-off 'The next step to a better environment'. Per 4 januari 2019 is de Duitse firma Skoberne Gmbh de nieuwe eigenaar van Cox Geelen geworden. Dit is een goeddoordachte, toekomstgerichte transactie op basis van hechte persoonlijke relaties. Beide bedrijven werken al meer dan 25 jaar succesvol samen. Als gevolg van deze fusie kunnen ook de productlijnen van beide bedrijven zich nog beter op elkaar gaan aansluiten, als een nog completere systeemaanbieder. Skoberne GmbH bestaat ruim 30 jaar, heeft 2 productielocaties in Pfungstadt, Zuid-Duitsland en 70 werknemers. Het werkterrein omvat 10.000 vierkante meter en hier worden kunststof rookgasafvoerproducten en diverse schachtsystemen geproduceerd.

cox-geelen-ICT-zit-overal-in-verweven

Internationaal opererende fabrikant zet met IT-partner flinke stappen in digitale transformatie

Als vooraanstaande fabrikant in het praktisch uiterste zuidelijkste puntje van Nederland ontwikkelt, produceert en verkoopt Cox Geelen diverse rookgasafvoersystemen en ventilatieproducten wereldwijd. De volledig klimaatneutrale onderneming bouwt met haar continue innovaties aan 'The next step to a better environment'. Met ruim 150 medewerkers is de fabrikant uit Eijsden per 2019 onderdeel van de Duitse firma Skoberne Gmbh, waar Cox Geelen al ruim 25 jaar mee samenwerkte. Een verouderde IT-omgeving in een tijd waarin thuiswerken out of the blue noodzakelijk werd, bracht ze in contact met Unica ICT Solutions.

Frans Kluijtmans, werkzaam als IT-manager bij Cox Geelen (waar hij eerder in dienst van IT-bedrijven werkte), vertelt. “We hebben de laatste twee jaar een heleboel vernieuwd. Van telefonie tot de internetverbindingen en het verbeteren en vernieuwen van werkplekken die vanuit een Remote Desktop omgeving functioneerden naar een online omgeving met Office 365 tot aan het vernieuwen van firewalls; eigenlijk alles wat ons helpt bij het dagelijks werk en het werk vergemakkelijkt. Kortom, veel projecten en veel vernieuwingen. In de tussentijd houden we de oude omgeving aan de gang, die draait er voor een heel klein deel nog naast en zal uiteindelijk ook vernieuwd worden.” Een heleboel voor het tweekoppige IT-team bij de fabrikant. 

cox-geelen-digitale-transformatie

Geen dag is hetzelfde

Geen dag is er hetzelfde, en dat omvat ook meteen de werkzaamheden van de IT-manager als het gaat om de ICT-omgeving van Cox Geelen. “Ze bestaan uit werkelijk alles wat maar met IT te maken heeft. Dat gaat van werkplekondersteuning tot telefonie, servers, netwerken, Office 365, tot IT-management tot meewerkend voorman.” Klanten van de fabrikant zijn groothandels, grotere wederverkopers in Duitsland en het buitenland. Rechtstreeks leveren aan eindgebruikers of leveranciers doet het bedrijf in principe niet, tenzij het gaat om heel grote bouwprojecten. Bij Cox Geelen wordt niks geautomatiseerd geproduceerd qua warmtepompkappen, één van de zaken waar ze zich in hebben gespecialiseerd. “We leveren veel maatwerk voor de klant. Je ziet het voor je als je bedenkt dat wij de kap op maat maken, de warmtepomp erbij komt en vervolgens de kap eroverheen geplaatst wordt. Vervolgens wordt de warmtepomp op het dak getakeld en aangesloten”, zo verwoordt Kluijtmans.

cox-geelen-koninklijke-onderscheiding

Predicaat Hofleverancier

In mei 2022 ontving Cox Geelen het predicaat ‘Hofleverancier’, een geweldige erkenning voor het in 1870 opgerichte bedrijf. “Het bedrijf heeft zijn oorsprong in Roermond. In 1870 begon Theodorus Hubertus Cox in Roermond een kunstsmederij en fabriek in landbouwwerktuigen en kachels”, zo verwoordt Kluijtmans. Na zijn overlijden namen zijn twee zonen het bedrijf over, waarna zoon Henricus in 1935 alleen verder gaat. In 1940 richt Cox Geelen zich op rookgasafvoeren en staat de derde generatie aan het roer. Nadat het bedrijf verschillende keren verhuisde, is het vanaf 1970 gevestigd in Eijsden-Margraten. “Tijdens onze benoeming tot hofleverancier kregen we een kijkje in de geschiedenis van onze organisatie. En als je zag wat Theodorus destijds gemaakt en gebouwd heeft, dan is het geen smid maar een kunstenaar geweest. We hebben in onze rijke geschiedenis al de meest waanzinnige dingen gebouwd.”

‘ICT zit overal in verweven, in iedere afdeling. Als het uitvalt kunnen we nog produceren maar weten we niet meer wat’

Afbeelding
cox-geelen

Zonder werkende ICT houdt de productie na enkele dagen wel op

ICT is ook voor Cox Geelen erg belangrijk. Als haar ICT-omgeving of het ERP-systeem uitvalt, kan de fabriek nog wel blijven produceren. Maar ze weten niet meer wat. Dat kunnen ze misschien een korte tijd volhouden door verder te gaan met wat er ligt, maar op enig moment stopt het. Je moet immers wel weten wat je moet maken. “Alles heeft met ICT te maken. Of het nu gaat om inkoop, verkoop, logistiek, het zit overal in je organisatie verweven. ICT is daarmee één van de belangrijk(st)e plekken in de organisatie om dat aan de gang te houden. Dat kan iedereen beamen, maar stiekem niet altijd willen bevestigen”, benadrukt de IT-manager. ‘Niemand kan meer iets zonder die laptop, ze zijn compleet onthand zonder’ 

IT maakt het werk makkelijker, maar daarin ligt het eraan aan wie je het vraagt. Voor sommigen maakt het het werk lastiger omdat ze nieuwe werkmethodes aan moeten leren. Dat is lastig en kost in het begin even meer tijd dan het normaal kostte op de manier zoals al jaren gewerkt is. Dat is voor productie en industrie kenmerkend. De productie komt inmiddels wel wat dichter bij de IT-kant, Operational Technology (OT), maar voor 70 tot 80 procent gaat dat niet voor Cox Geelen door het vele maatwerk wat geleverd wordt. 

cox-geelen-ict-productie

“Ik kwam in contact met één van de accountmanagers van Unica ICT Solutions. We kwamen in gesprek en ik werd in contact gebracht met één van de solution architects om eens te sparren over de mogelijkheden. Maar ook om de ideeën te bespreken van hoe ik het in mijn hoofd had en of we dit konden waarmaken en inrichten voor Cox Geelen. Ik ben niet meer zover op de hoogte van bijvoorbeeld de inrichting van Microsoft 365, maar ik weet wel wat ik voor me zag en wat het bedrijf zou kunnen gebruiken. Aan de hand van die sparsessies is er een voorstel uitgekomen die we hebben ingezet voor, in eerste instantie Cox Geelen (dus Nederland).

“Niemand kan meer iets zonder die laptop, ze zijn compleet onthand zonder”

cox-geelen-predicaat-hofleverancier

Stap voor stap

Belangrijk was een omgeving te creëren waar Cox Geelen en uiteindelijk ook Skoberne toekomstig eenvoudig mee kon werken, om grote stappen te zetten in de digitale transformatie van de organisatie. Maar dat kon niet zonder slag of stoot. Alles draaide op Lotus Notes en het had technisch nog best wat voeten in de aarde om alles van daar over te zetten naar Microsoft. Waar de complexiteit rondom Notes vergaand bleek, schakelden de specialisten van Unica ICT Solutions een derde partij in voor ondersteuning. Daarmee kon het team de laatste complexiteit weghalen. “We hebben met Unica ICT Solutions alles stap voor stap geïmplementeerd. Waar de oude werkplek nog bestond en onze gebruikers een nieuwe laptop kregen, zagen ze: ‘Hé, het ziet er nog hetzelfde uit’. Werknemers de herkenbaarheid geven en ze stap voor stap mee te nemen in de overgang naar Microsoft was voor ons cruciaal. Het project werd opgedeeld in fases en dat was ontzettend fijn”, aldus de IT-manager. 

cox-geelen-samenwerking

Begin uit nood geboren

Door de intensievere samenwerking met Duitsland hebben we uiteindelijk gezamenlijk de 365-omgeving ingezet. Het project heeft daarmee meer body gekregen dan initieel het plan was. Frans Kluijtmans vertelt verder: “Ons doel, de overstap van RDS naar Microsoft 365, was in ieder geval met behulp van de samenwerking met Unica ICT Solutions behaald. Daardoor konden we servers uitzetten om ons fysieke serverpark te reduceren en onze gebruikers naar een hoger level van automatisering te tillen. Doordat Duitsland aanhaakte hebben we een andere omgeving moeten bouwen en zijn we er ook anders naar gaan kijken. Ze zijn nog niet zover in de overstap zoals wij dat zijn, maar al wel op veel onderdelen. Alles wat we tot nu toe konden doen hebben we gedaan. Dat we allemaal met dezelfde systemen werken vergemakkelijkt alles. Je hoeft niet altijd meer te bellen, je kunt ook een keer chatten of een berichtje sturen. Waar het begin van 365 uit nood was geboren door corona heeft het heel veel losgemaakt. Je móest kiezen, rond de veertig mensen moesten ineens gaan thuiswerken en we hadden niks. Gelukkig was binnen een week het grootste gedeelte geregeld.”

De werkplek met de beste FIT 

De door Unica ICT Solutions ontwikkelde werkplek, Fit, bleek de beste match. De toekomstbestendige, moderne werkplek is volledig afgestemd op de behoefte van de organisatie en medewerkers van Cox Geelen. De nieuwe werkplek geeft de beschikking over tools om veilig, productief en effectief (samen) te werken, waar medewerkers zich ook bevinden. “De specialisten van Unica ICT Solutions hebben samen met ons de beste fit gemaakt, waar normaliter ook het beheer en onderhoud namelijk onderdeel uitmaakt van de Fit-werkplek. We hebben namelijk zelf de kennis op ICT-gebied voor een groot gedeelte in eigen huis. Maar zijn er wel problemen of lopen we ergens tegenaan, dan zijn de lijnen kort en zoek ik contact met Unica ICT Solutions. Op dit moment zijn we met Service Delivery Management aan het kijken naar een ondersteuningstraject, om te kijken hoe we dit zouden kunnen matchen. We hebben een werkplek met voor óns de beste fit!”, aldus Kluijtmans.   

“Onze medewerkers zijn tevreden”

Over de samenwerking met Unica ICT Solutions is de organisatie zeer tevreden. Kluijtmans verwoordt: “Ik ben blij met de samenwerking, het is gewoon goed. Je merkt aan alles dat de mensen van Unica ICT Solutions die komen echt de kennis en kunde in huis hebben. De stabiele basis hebben we nu voor het grootste gedeelte gecreëerd, maar er zijn nog plannen zat. Er zijn nog wat zaken die we noodgedwongen moeten doen en ook daarover zijn we met Unica in gesprek.” Waar data neergezet moet worden, hoe de organisatie het wil benaderen, dat is één van de lastigste om in te vullen en daarmee is de IT-manager ook nog mee bezig met de organisatie. “De ideeën, de informatievoorziening, de uitwerking daarvan; het is top, ik kan niets anders zeggen. Onze mensen zijn tevreden, mensen vinden alles terug, weten de weg te vinden, weten de hulp te vinden wat ze nodig hebben, maar omdat het zo weinig veranderd is heeft het nog weinig invloed. Lotus notes eruit is voor iedereen een grote zegen en het gebruik van Teams wordt door het gros goed ervaren en opgepakt.”

Afbeelding
cox-geelen-stap-voor-stap


“Adoptie bleek achteraf nog belangrijk dan we vooraf konden bedenken”

Het team van adoptieconsultants van Unica ICT Solutions heeft de hoofdgebruikers van Cox Geelen getraind in het werken met de nieuwe omgeving. De trainingen die gegeven zijn, de vragenuurtjes die onderdeel waren van het adoptietraject, het is allemaal zeer positief ervaren. “Het adoptiestuk is achteraf nog belangrijker geworden dan we vooraf hadden gedacht. Het heeft ons ontzettend geholpen”, zo verwoordt de IT-manager.

cox-geelen-expertises

Samenspel van specialismes en expertises

Wat de IT-manager zelf heel prettig heeft ervaren is dat wanneer je naar een klant gaat, wat hij zelf altijd gedaan heeft, je niet alles voor 99% kunt oplossen. “Dat je sommige dingen niet weet, prima. Maar dat daar opvolging aan komt, dat gebeurt bij Unica ICT Solutions iedere keer en dat gaat echt heel erg goed. De specialisten vinden het ook erg leuk om te sparren wat ik hoor. En als er een oplossing moet komen die niet voorzien was, of een zijstap genomen moet worden; daar wordt óók naar gekeken en dat wordt ook gedaan. Tijdens het traject werd er bijvoorbeeld een oplossing gebouwd die werkte. Maar toen er wat problemen mee waren werd er op de achtergrond bij Unica ICT Solutions, met andere collega’s vanuit hun, een oplossing verzonnen. Dat is echt top, dat er zo wordt meegedacht”, besluit Frans Kluijtmans. Het is een samenspel van verschillende specialismes en expertises, op alle gebieden. 

Afbeelding
Meer weten over de werkplek die bij jou past?