Bij het brandveilig maken van bouwwerken wordt er steeds vaker gebruik gemaakt van digitale logboeken om de uitgevoerde werkzaamheden inzichtelijk te maken voor de klant. De bouwkundige brandpreventiespecialisten van Gerco doen daar nog een schepje bovenop: met een volledig geïntegreerd digitaal systeem dat aansluit op alle processen van A tot Z wordt brandveiligheid in één klap aantoonbaar. Klanten kunnen het digitale dossier dat 24/7 beschikbaar is en altijd up-to-date één op één beschikbaar maken voor controles door gemeenten, brandweer en adviesbureaus.
In de zorgplicht van het Bouwbesluit 2012 is geregeld dat elke gebouweigenaar of gebruiker moet kunnen aantonen dat brandscheidingen op adequate wijze worden gecontroleerd en dat gebreken direct hersteld moeten worden. Dat aantonen gebeurt veelal met logboeken. Die bestonden vroeger uit dikke pakken papier en werden handmatig gevuld, maar tegenwoordig gebeurt dit steeds vaker digitaal. Toen Maarten Kleijne zo’n tien jaar geleden begon bij Gerco werd alles rondom projecten nog op papier geadministreerd. De buitendienstmonteurs schreven doordrukbonnen die de projectadministratie vervolgens overtypte en op de afdeling stonden 3 printers continu te ratelen om de rapporten en logboeken uit te spugen. “Het was een enorm monnikenwerk, of misschien kan ik beter gekkenwerk zeggen?”, blikt hij terug.
Er werd een inhaalslag gemaakt om zo veel mogelijk processen te automatiseren. Dit werd gedaan om de kosten te verlagen, de administratieve lasten te verminderen en beter en efficiënter te gaan werken. Sinds 2016 werkt Gerco met een nieuw ERP-systeem: Microsoft Navision. “Dat was voor ons het moment om samen met App Innovators een geïntegreerd systeem te ontwikkelen, inclusief app en klantportaal, dat van A tot Z aansloot op onze processen. Van offerteaanvraag tot verslaglegging, van oplevering van het logboek tot de facturatie: het gebeurt allemaal digitaal”, vertelt Maarten, Commercieel directeur bij Gerco.
Alles in één app
Alle monteurs beschikken inmiddels over een smartphone en vaak ook over een Samsung-tablet, met daarop de WORKSPACE© app van Gerco. De app haalt elke dag de laatste informatie op uit de Wizard-database in de Cloud. In de app zien de medewerkers buitendienst van Gerco wat er van ze verwacht wordt die dag, schrijven zij hun uren, plaatsen zij bestellingen van producten die ze nodig hebben op een project (zoals verf, kit, steenwol, brandmanchetten, plaatmaterialen). Die bestelling wordt, inclusief de kosten, direct op het juiste project geboekt. Hierbij wordt rekening gehouden met gemaakte prijsafspraken per klant en/of project.
Bovendien biedt de app de feature ‘Constructie’, waarin gecertificeerde oplossingen voor specifieke situaties worden geboden aan de hand van de antwoorden die de monteurs geven op enkele vragen over de situatie ter plaatse. “Als we een installatiedoorvoer brandwerend moeten maken, voert er door een steenachtige wand van 100 mm dik bijvoorbeeld een kabelgoot die 300 mm breed en 60 mm hoog is en in een sparing van 500 mm breed en 150 mm hoog zit. Bovendien moet de muur als voorbeeld 30 minuten brandwerend zijn. De monteur voert die waarden in de app in en dan rolt daar de gecertificeerde brandwerende oplossing uit, inclusief detailtekening, verwijzing naar de ETA en installatievoorschriften. Zo kan hij direct aan de slag en weet hij dat hij het volgens de laatste eisen uitvoert”, verduidelijkt Maarten.
De afgelopen 5 jaar is er een database met ruim 300.000 oplossingen aangelegd. Er zijn nog zo’n 50.000 velden leeg, voor situaties in de markt waar leveranciers op dit moment nog géén oplossing voor hebben. Zodra die oplossing er is, wordt die meteen ingevoerd in het systeem, zodat deze nieuwe oplossing inclusief detailtekening, ETA en installatievoorschriften de volgende dag al kan worden toegepast door monteurs in de buitendienst. Zo is de klant elke keer verzekerd van de meest actuele en innovatieve brandwerende oplossingen.
Millimeterwerk
Volgens Maarten is het tegenwoordig echt millimeterwerk hoe organisaties als Gerco gecontroleerd worden. “Daarom is een digitale footprint aanleggen van het hele traject superbelangrijk. Wij verdienen ons geld met aantoonbare brandveiligheid.” Alle data (foto’s, gegevens over wie, wat en wanneer heeft uitgevoerd met welke materialen en op basis van welke rapporten) worden vastgelegd en vormen samen een ‘digitale footprint’. Voorafgaand aan het uitvoeren van een brandwerende afdichting maakt de monteur een foto van de situatie en dat doet hij ook na het uitvoeren van de werkzaamheden. Soms gaat het wel om honderd sparingen per dag. Daarnaast zet hij middels de WORKSPACE© app een marker op de digitale tekening om de exacte locatie waar de werkzaamheden zijn uitgevoerd aan te geven. Een groene marker betekent dat alles op orde is, rood betekent dat er nog iets moet gebeuren. Bij uitvoering van de werkzaamheden wordt een kunststof card met een QR-code geplaatst waarmee elke afdichting traceerbaar is.
Wie toegang heeft tot de 24/7 online klantomgeving over de brandveiligheid van het gebouw, krijgt in het klantportaal alle benodigde informatie te zien, nadat met een telefoon of tablet de QR-code is gescand. Soms is dit alleen de eigenaar, maar Gerco kan het ook naar wens inregelen voor beheerders en gebruikers. Maarten: “Als leek kan je niks met die QR-code. Dit hebben wij natuurlijk goed beveiligd achter een inlogportaal met 2FA (twee-factor-authenticatie).”
Live meekijken
De gegevens zijn 24/7 voor alle betrokkenen inzichtelijk en iedereen beschikt altijd over de meest recente versie. Op verzoek van de gebouweigenaar of opdrachtgever kunnen bovendien externe personen toegang krijgen tot het systeem. Bijvoorbeeld als er verscherpt toezicht moet worden gehouden op de uitvoering bij een groot project. “Er kan op afstand vrijwel live worden meegekeken via ons online systeem. Aan de hand van de markers op de digitale tekening zie je precies waar onze monteur gebleven is met het uitvoeren van zijn werkzaamheden. Onze werkvoorbereiders kunnen onze monteurs ook op afstand helpen. En als het nodig is trekken we op basis van de data aan de bel of gaan we langs voor een fysieke inspectie en/of kwaliteitscontrole.”
De vergevorderde digitalisering van de dienstverlening past in de toekomstvisie die moederbedrijf Unica heeft als het gaat om beheer en onderhoud, vertelt Maarten. “Door steeds strengere wet- en regelgeving en een groeiend bewustzijn van het belang van brandveiligheid neemt de vraag van klanten naar complete brandveiligheidsoplossingen toe. Bovendien moet de brandveiligheid aan steeds strengere vergunningseisen voldoen, werken wij zo veel mogelijk met gecertificeerde oplossingen en moeten partijen de brandveiligheid altijd kunnen aantonen. Met het logboek kan dit 24/7. Geen verouderde rapporten meer die ergens in een la liggen te verstoffen, maar realtime informatie over de status van de brandveiligheid van je gebouw.”
Voordelen zijn legio
Het digitaliseren van de dienstverlening levert Gerco diverse voordelen op, vooral op het gebied van tijd- en geldbesparing en meer efficiency. “Alle processen zijn geoptimaliseerd en zo veel mogelijk gedigitaliseerd. HR verifieert de ingevoerde uren en boekt ze door, de projectadministratie kan met één druk op de knop een factuur maken. Wij hebben de capaciteit van onze projectadministratie kunnen terugbrengen van 6 naar 3 FTE, besparen fors op inkt en papier – en zijn dus ook een stuk duurzamer – en ons personeel weet door de oplossingen die worden geboden in de app precies wat het moet doen. Als een nieuwe monteur morgen begint kan hij met behulp van de WORKSPACE© app meteen aan het werk. De app is beschikbaar in meerdere talen, zodat al onze monteurs ermee kunnen werken. Bovendien kunnen we omdat de digitale footprint van A tot Z vast ligt sturen op basis van data in plaats van op onderbuikgevoel”, licht hij toe.
Op reis door de digitale omgeving
Ook voor klanten biedt de digitaliseringsslag voordelen. Zij krijgen toegang tot het ‘Mijn Gerco logboek’, het digitale klantportaal waarin ze contactgegevens beheren, tekeningen bekijken, logboeken bekijken, gegevens wijzigen, locaties aanmaken en inregelen wie welke data wel en niet mag zien. De klant kan na inloggen middels 2FA voor elke locatie zien wat er gedaan is door Gerco, foto’s voor en na bekijken, tekeningen en projectdata inzien. Dit kan altijd en overal, via de webapplicatie of de iOS- of Android-app. “We nemen de klant mee op reis door de digitale omgeving. Met een druk op de knop kunnen ze zien of een sparing op de juiste manier brandwerend is gemaakt en aantonen dat ze voldoen aan de wet- en regelgeving. Klanten kunnen zelf ook een manco melden door de QR-code te scannen of een foto te uploaden. Wij krijgen dan automatisch een melding, dus klanten hoeven hiervoor niet meer met ons te bellen of mailen.” Klanten kunnen volgens Maarten zelf nog veel meer uit het systeem halen. “Je zou alles in je pand wat te maken heeft met brandveiligheid kunnen coderen. Unica hangt bijvoorbeeld actieve brandbeveiligingsinstallaties op. Daar plakken ze ook een sticker of QR-code op. Wij kunnen alle brandpreventieve voorzieningen zoals rookmelders en brandblussers ook invoeren in ons systeem. Dan weet iedereen precies waar ze hangen.”
Gerco zet ook in de toekomst fors in op technologie en innovatie, maar wil tegelijkertijd de sterke punten van een lokale speler behouden als het gaat om flexibiliteit en relatie met de klant. “Het blijft maatwerk. Wij controleren de brandscheiding op millimeterniveau en registreren alles wat we uitvoeren nauwkeurig. Dit zal in de toekomst alleen nog maar belangrijker worden met het oog op het Besluit Bouwwerken en Leefomgeving (BBL) en de Wet Kwaliteitsborging die gaat gelden voor de bouw. Wij ontzorgen gebruikers zo veel mogelijk met ons systeem door altijd aan te kunnen tonen dat alles op orde is.”
Over Gerco
Door de overname van Gerco in juli 2021 heeft Unica het aanbod in brandbeveiliging fors uitgebreid. Unica Fire Safety biedt een veelzijdig product- en dienstenportfolio op het gebied van actieve brandveiligheid (het detecteren en blussen van een brand, met bijvoorbeeld sprinklersinstallaties, brandmelders en ontruimingsalarminstallaties).
Gerco richt zich op gecertificeerde oplossingen voor passieve brandbeveiliging. Passieve brandveiligheidsoplossingen voorkomen dat een brand zich verder door een gebouw verspreid door middel van brandwerende oplossingen en materialen in de gebouwconstructie. Gerco is in de afgelopen 40 jaar uitgegroeid tot marktleider op het gebied van passieve brandpreventieoplossingen. Het biedt in-house technisch advies, projectmanagement, hoogwaardige uitvoering en bijbehorende onderhouds- en inspectiediensten. Het bedrijf uit Schoonhoven telt 165 medewerkers. Gerco heeft door de jaren heen bij tienduizenden gebouwen brandwerende voorzieningen gerealiseerd in verschillende sectoren. Tot de klantenkring behoren grote namen in de bankenwereld, zorg, onderwijs, industrie, (semi)overheid, maar ook tunnels en sport- en evenementlocaties.